この記事のサマリ

• AI活用は議事録・検索だけではない。業務自動化や開発、デザインまで幅広い
• 方向性は「既存業務への適用」と「新しい業務の創出」の2つ
• 最初に取り組むべきは既存業務への適用。繰り返し作業から始める
• 時間より「めんどくさい」作業を選ぶと、現場を巻き込みやすい
• 1業務ずつ改善を回すことで、新しい業務に使える時間が生まれる

「うちもAIを活用しよう」と言われたものの、何から手をつければいいか分からない。そんな悩みを抱える方は少なくありません。

また、AI議事録やAI検索を使い始めて「AI活用はできている」と感じている方もいるでしょう。もちろん、それも立派な第一歩です。ただ、AI活用の可能性はもっと広いところにあります。

この記事では、AI初心者が最初に取り組むべき業務と、無理なく活用の幅を広げる進め方を解説します。

💡結論：まずは既存業務のうち「繰り返し発生し、担当者がめんどくさいと感じている作業」を1つ選び、AIで効率化しましょう。そこで生まれた時間を、次の改善に回すのが近道です。

AI活用は「幅が広い」からこそ迷いやすい

トップダウンの号令だけでは現場が動けない

経営層から「AIを活用しなさい」と指示が出るケースが増えています。しかし、現場からすると具体的に何をすればいいのかイメージしにくいものです。

• どの業務に使えばいいのか分からない
• どのツールを選べばいいのか分からない
• 使ってみたが、成果につながっている実感がない

こうした状態のまま進めると、「とりあえずチャットAIを契約しただけ」で終わりがちです。

AI議事録・AI検索は「入り口」にすぎない

AI活用には、次のようにさまざまな種類があります。

AI議事録やAI検索は便利ですが、AI活用の一部にすぎません。自社業務そのものにAIを組み込むことで、より大きな効果が期待できます。

自社業務でのAI活用は「2つの方向性」で考える

自社業務でAIを活用する場合、方向性は大きく2つに分かれます。

1. 既存業務にAIを適用する：今ある業務を、AIで効率化・自動化する
2. AIならではの新しい業務を創出する：AIがあるからこそ実現できる、新しい取り組みを始める

まず取り組みたいのは「既存業務への適用」

最初のステップとしておすすめなのは、既存業務への適用です。理由は次のとおりです。

• 業務の流れが分かっているため、AIを使う場面を想像しやすい
• 効果（時間短縮・ミス削減）を比べやすく、成果が見えやすい
• 現場の困りごとを解決するため、協力を得やすい

一方、新しい業務の創出は効果が大きい反面、検討や試行錯誤に時間がかかります。日々の業務に追われている状態では、なかなか手が回りません。

既存業務への適用で得られる3つの効果

既存業務にAIを適用すると、主に次の3つの効果が得られます。

• 効率化：作業時間を短くする（例：下書きをAIに任せ、人は確認だけにする）
• 自動化：人の手を介さずに処理を完了させる（例：定型メールの自動作成・振り分け）
• 品質の向上：抜け漏れや表記ゆれを減らす（例：AIによるダブルチェック）

AIを適用する業務の選び方

繰り返し発生する作業を洗い出す

AIを適用しやすいのは、同じ手順を何度も繰り返す作業です。まずは日々・週次・月次で発生する作業を書き出してみましょう。

一般的な企業でよくある例

• 会議資料・報告書の下書き作成
• 問い合わせメールへの返信文の作成
• 請求書・領収書の内容確認とデータ入力
• 社内マニュアルや規程に関する質問への回答
• 週次・月次レポートの数値集計とコメント作成

EC事業者でよくある例

• 商品説明文・商品タイトルの作成
• お客様からの問い合わせ（配送状況・返品など）への一次回答
• レビューの分類と、改善点の抽出
• 受注データの確認や、モール別の売上集計
• 在庫数・発注点のチェックと、発注リストの作成
• 商品画像やバナーのたたき台作成

「削減時間」より「めんどくささ」を重視する

業務を選ぶとき、削減できる時間の大きさに目が行きがちです。もちろん時間も大切な指標ですが、それだけで選ぶと現場がついてこないことがあります。

おすすめは、心理的な負担が大きい作業や、担当者が「めんどくさい」と感じている作業から選ぶことです。

• 毎月やってくる、気が重い集計作業
• ミスが許されず、神経を使う転記作業
• 同じ内容を何度も説明する問い合わせ対応

こうした作業がラクになると、担当者自身が効果を実感できます。「次はこの作業もAIでできないか」と、現場から声が上がりやすくなるのです。

✅業務選びのチェックポイント
・週に1回以上、繰り返し発生しているか
・手順がある程度決まっているか
・担当者が「めんどくさい」「気が重い」と感じているか
・失敗しても人がすぐにフォローできるか

小さな改善を回して「大きな時間」を生み出す

まずは1つの業務から始める

最初から多くの業務を一気に変えようとすると、検討ばかりが増えて前に進みません。まずは1つの業務に絞り、AIを適用してみましょう。

小さくても成功すると、少しだけ時間に余裕が生まれます。

生まれた時間で次の業務を効率化する

次に、生まれた時間を使って別の業務を効率化します。この流れをサイクルとして回すのがポイントです。

1. 1つの業務にAIを適用する
2. 少しだけ時間の余裕ができる
3. その時間で、次の業務の効率化に取り組む
4. さらに時間の余裕が増える

このサイクルを何回か回すと、改善の効果が積み重なります。結果として、まとまった業務時間を新たに生み出せるようになります。

まとまった時間で「AIならではの新しい業務」を考える

まとまった時間ができたら、いよいよ2つ目の方向性である「新しい業務の創出」に取り組みます。たとえば、次のような取り組みが考えられます。

• 顧客データを分析し、一人ひとりに合わせた提案を行う
• これまで手が回らなかった新商品の企画や、新しい販路の開拓
• 社内のノウハウをAIに学ばせ、誰でも使える仕組みにする

既存業務の改善で余裕をつくってから挑戦することで、腰を据えて新しい取り組みに向き合えます。

まとめ

• AI活用はAI議事録・AI検索だけでなく、自動化・開発・デザインなど幅広い
• 自社業務での活用は「既存業務への適用」と「新しい業務の創出」の2方向
• 最初は、繰り返し発生する既存業務への適用から始める
• 「めんどくさい」作業を選ぶと、現場を巻き込みやすい
• 1業務ずつ改善を回して時間を生み出し、新しい業務の創出につなげる

まずは、自分やチームの業務の中で「毎回めんどくさいと感じている作業」を1つ書き出してみてください。それが、あなたの会社のAI活用のスタート地点になります。